- Як порахувати, хто на що витрачає час
- Як проводить робочий час офісний персонал
- Що і як оптимізувати
- Які результати можна отримати
Згідно з доповіддю Росстату, за 2015 рік реальна заробітна плата в Росії скоротилася майже на 10%. Є і більш песимістичні оцінки. Темпи зростання доходів компаній теж падають, паралельно зі зниженням купівельного попиту населення. Тим часом, в число цього «населення» входять і власні співробітники.
Питання матеріальної мотивації трансформується в більш зрозумілий: кому скільки платити. Це важливо і з точки зору соціальної відповідальності, щоб більш гідні отримали заслужене перевагу - і не менш важливо для бізнесу, тому що ціна кадрових та управлінських помилок зростає. Небезпечно недоплачувати ключовим фахівцям, тому що вони можуть покинути компанію. І, зрозуміло, недоцільно переплачувати співробітникам , Які працюють без повної віддачі.
Як порахувати, хто на що витрачає час
Завдання ефективного розподілу фонду оплати праці тісно пов'язана з декількома іншими, такими, що виходять за рамки управління персоналом. Але перш ніж робити далекосяжні висновки, потрібно отримати вичерпні вихідні дані.
Більшість систем аналізу та обліку робочого часу дозволяють призначити кожному співробітнику програми і інтернет-ресурси, які він повинен використовувати для виконання своїх робочих обов'язків (ми називаємо їх «продуктивними»), а також ті програми і сайти, які відволікають його від роботи ( «Непродуктивні»). Час, який співробітник провів в різних типах програм (і в кожній з них окремо), підраховується автоматично. Керівник в будь-який момент може подивитися, скільки продуктивного і непродуктивного часу було у кожного із співробітників протягом кожного робочого дня. Також легко уточнити запізнення і ранні відходи - вони враховуються по першій і останній активності на комп'ютері.
Завдяки точній картині робочих днів кожного співробітника, в усіх відділах і по компанії в цілому, можна робити висновки про те, хто переробляє і виконує чужі завдання, хто не завантажений роботою, а хто саботує бізнес-процеси.
Робочі інструменти бухгалтера, як правило - «1С-Підприємство» і електронні таблиці, зазвичай Excel. Значить, нескладно підрахувати продуктивні робочі години бухгалтера. Це найпростіший, механічний аналіз, але вже на цій стадії можна виявити багато цікавого. Наприклад, в одній компанії знайшовся співробітник, який по п'ять-шість годин на день (75% робочого часу) проводив, граючи в онлайн-ігри або за переглядом фільмів.
Як проводить робочий час офісний персонал
Малюнок 1. Джерело: компанія CrocoTime
Зазвичай втрати становлять 5-15% робочого часу. Конкретику потрібно оцінювати окремо в кожному випадку, тому що люди не роботи, і невеликі перепочинку потрібні - в тому числі для збереження уваги і продуктивності. Але якщо продуктивні тільки 60% робочого часу (а ми стикалися з такими даними у своїх користувачів), то фактично це означає, що 40% фонду оплати праці можна вважати прямими втратами, з огляду на невиконання співробітниками своїх обов'язків.
За нашими даними, в кожній третій компанії зі штатом від 40 осіб знайдуться як мінімум один-два співробітника, які фізично присутні на робочому місці, але не виконують практично ніяких робочих завдань.
Відділ логістики може бути зразковим, виконувати введення товару в базу без помилок і в строк. Але що, якщо система обліку робочого часу покаже виконання 70% робочих операцій відділу з базою даних всього лише однією людиною? Можливо, треба переглянути нормативи для співробітників або задуматися про скорочення штату відділу.
Якщо ви купили 10 ліцензій Adobe Photoshop для вашого відділу реклами, але використовується він тільки на семи комп'ютерах, ви заощадите на відмову від продовження трьох ліцензій десятки тисяч рублів. Таких нестиковок в закупівлях і реально використовується апаратного і програмного забезпечення може виявитися напрочуд багато. Набагато зручніше і логічніше оптимізувати матеріальну базу, виходячи з продуктивною завантаження персоналу - а зовсім не банальним «підрахунком по головах».
Що і як оптимізувати
багато порушень трудової дисципліни неможливо зафіксувати інакше, як за допомогою автоматичного обліку. Співробітник прийшов на роботу до 9:00 - це начебто добре, немає запізнення. Але якщо перша активність на його комп'ютері була тільки о 9:35 це значить, що він не приступив до роботи відразу по приходу в офіс.
Простої також не можна помічати вибірково. Можливо, саме в ту злощасну хвилину, коли нагрянула перевірка, людина відсапувався після одного авралу перед початком наступного. Або, навпаки, співробітник випадково був зловлений на продуктивною діяльністю, що в інший час йому не властиво.
Програма веде облік безперервно. Вона дає достовірну числову оцінку, без домислів і припущень. Отже, припустимо, ви маєте в своєму розпорядженні повною картиною з ефективного використання та втрат робочого часу. Що далі?
Багато компаній після тривалого використання системи контролю робочого часу (більше одного року) на основі тотального хронометражу всіх процесів створюють власну систему тайм-менеджменту, в яку входить система ключових показників. Далі, на підставі цих нормативів і KPI, приймаються всі рішення по розподілу завдань, оцінці результативності, і в кінцевому підсумку рішення по оплаті праці, найму, ротації або скорочення співробітників.
Першим наслідком автоматизації обліку робочого часу в компанії стає твердження допустимого відсотка непродуктивного часу. Більшість керівників вважає 10% гранично можливим значенням для цього показника, хоча деякі прагнуть звести втрати до абсолютного нуля.
Всі «понаднормові», відгули, відпустки, а також запізнення і прогули всіх співробітників тепер виводяться на екран натисненням однієї кнопки: керівник бачить реально відпрацьований час за кожним працівником. Оплачувати неробство більше не потрібно.
Крім того, деякі системи обліку робочого часу дають співробітникам можливості для самостійного налаштування. Для цього формується список типових справ кожного співробітника, і будь-який працівник може сам розповісти системі, який із процесів запущений в даний момент. Цю інформацію легко накласти на статистику використання його комп'ютера, щоб зрозуміти, чи правильно працівник зазначив свої справи в системі. Такі зведені звіти дають уявлення вже не тільки про завантаження співробітників, але і про те, які саме дії, чиї і коли приносять компанії найбільший прибуток. Так простий хронометраж використання в офісі комп'ютерних програм стає інструментом HR-політики, а при уважному ставленні ще й маркетингової і фінансової політик.
Які результати можна отримати
Після автоматизації обліку робочого часу фінансові втрати через нецільове використання робочого часу зменшуються в середньому в два рази. За рік цілком реально також отримати додатковий прибуток за рахунок скорочення витрат на персонал, офісну інфраструктуру (в тому числі за рахунок переведення співробітників на віддалену роботу), оптимізації податків і зниження упущеної вигоди.
Термін окупності інвестицій в таку систему, виходячи з мого досвіду, складає близько шести місяців. Тут є дві основних змінних:
1. Ціна системи. Найдемократичніша пропозиція на російському ринку - 500 руб. / Міс. (Вартість ліцензій на компанію до семи співробітників), а найдорожче - 5600 руб. за одну ліцензію.
2. Методологія застосування. Якщо обмежитися простим обліком робочого часу, термін повернення інвестицій збільшиться. У разі комплексного аналізу і багатогранного застосування отриманих даних можна значно прискорити повернення вкладень, і швидше за тут треба говорити про оптимізацію бізнес-процесів, ніж про просту економії.
Алгоритм переходу від загадки «чим, цікаво, вони там взагалі займаються» до повної інформації про хід справ з деталізацією по кожному конкретному співробітнику виглядає просто:
- Вибрати систему обліку робочого часу з досить гнучким функціоналом.
- Встановити її, обов'язково оповістити штат про нові правила гри (Ніякої таємного стеження, це прямий шлях до конфронтації замість зростання показників).
- Перестати платити за втрати робочого часу.
- Перестати оплачувати прогули і запізнення.
- Скоротити витрати на програмне забезпечення.
- Виключити витрати на непотрібних в компанії співробітників.
- Виключити витрати на виконання простої роботи «дорогими» співробітниками.
- Заснувати корпоративні змагання з KPI між відділами і співробітниками.
- Вітати і преміювати переможців.
