Лист-вимога про оплату заборгованості, зразок якого додається трохи нижче, може служити початком конструктивного діалогу в діловому листуванні. Документ формується швидко, з дотриманням прийнятих в діловому листуванні норм. За допомогою цього листа (його ще називають претензійних) контрагент підштовхує свого ділового партнера до оплати існуючої заборгованості.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк листа вимоги про оплату заборгованості .doc Завантажити зразок листа вимоги про оплату заборгованості .doc
Якщо підходити з юридичної точки зору, то цей лист, вірно складене, завірене і зареєстроване, буде додатковим вагомим доказом на користь існування боргу як такого. Це потрібно при можливому зверненні до судових інстанцій.
функціонал
Документ має ряд незаперечних плюсів. В організаціях, де прийнято шукати компроміси з контрагентами, обговорювати виникаючі непорозуміння в досудовому порядку, робочі процеси протікають набагато ефективніше. Лист-вимога про оплату заборгованості дозволить:
- Зберегти існуючі договірні відносини. Переривати взаємовигідне співробітництво з партнером, у якого виникли тимчасові труднощі з оплати, - нераціональне дію. Ділове листування уточнить нюанси, може привести до повного взаєморозуміння.
- Уникнути звернення до суду, яке обіцяє додаткові витрати, по крайней мере, при виникненні конструктивного діалогу між сторонами.
- Довести до відома боржника про обсяг заборгованості і конкретні терміни. Організація, яка посилає подібне звернення, зазвичай ставить чіткі рамки перед боржником. До цього моменту він може сподіватися, що його борг забутий, загубився в бухгалтерських документах, розчинився в повітрі. Особливо якщо сума заборгованості невелика.
- Оптимізувати своє діловодство таким чином, щоб справа приносила прибуток. Кілька недобросовісних контрагентів, яким робляться поблажки, здатні привести практично будь-яку компанію до банкрутства.
- Скоординувати робочі моменти для того, щоб уникнути значних матеріальних труднощів. Кілька листів-вимог до «забуває» контрагентам часом дозволяють самої організації залишатися «на плаву».
На практиці постачальник дуже часто зустрічається з дебіторської типом заборгованості. Інші організації взагалі не надають значення подібним «дрібниць» або відкладають виконання взятих на себе зобов'язань по оплаті на потім.
можливі санкції
Кредитора можна мотивувати на виплату існуючої заборгованостями декількома способами. Але найпоширеніший - стягнення неустойки за певний період затримки грошових коштів. Ця умова має бути заздалегідь прописано в договорі, інакше фактично стягнути її буде дуже важко. Крім того, приписується крайня міра - звернення до суду.
відповідь
У відповідь на лист-вимога від боржника може надійти:
- Виплата боргу. Це ідеальний варіант, зустрічається не так часто, як хотілося б.
- Гарантійний лист. У ньому боржник називає точну дату, до якої погасить або зменшить свою заборгованість. Це теж детально визначений розвиток подій для обох сторін існуючої угоди.
- Лист з повідомленням про неможливість повернення заборгованості в зазначений термін. У цьому випадку існує лише одна рекомендація - звернення до суду з усіма наявними на руках документами.
Будь-яка взагалі відповідна реакція - вже добре, тому що боржник готовий до діалогу.
елементи письма
Ділове листування в більшості своїй однотипна. У конкретному документі виділяються три частини: шапка, тіло документа і заключна. У верхній частині листа зазвичай розташовуються реквізити організації, яка відправляє документ і є кредитором. В ідеалі лист друкується на фірмовому бланку організації, який містить її повне найменування, адреса, контактні телефони, ІПН і іншу принципово важливу інформацію.
Також шапка, відповідно до існуючих норм, повинна містити номер, дату, ввічливе, а головне - конкретне звернення до ділового партнера.
Якщо зветься лист буде, наприклад, ТОВ «Ромашка», то не буде ясно, хто є одержувачем. Тому звернення краще формулювати відповідно до вимог, звертаючись по імені та по батькові до керівника або іншій відповідальній за погашення заборгованості особі.
В основній частині документа в більшості випадків прописується:
- Посилання на номер договору, який був укладений і згідно з яким виробилася поставка товару або були надані послуги. Можна посилатися на конкретний пункт договору, якщо є можливість. Не забороняється цитування, якщо це прояснює ситуацію, що склалася.
- Які організації брали участь.
- Конкретна сума боргу, а також за які товари або послуги вона належить до виплати.
- Які дії потрібні компанії-боржника. Зазвичай це перерахування коштів на будь-якої рахунок. Якщо дані рахунку прописані в договорі, то досить буде послатися на підписаний обома сторонами договір.
- Що станеться в разі несплати боргу. Заходи можуть бути як м'які (неустойка, пені), так і жорсткі (звернення до Арбітражного суду). В основному організації вдаються до комбінованих засобів впливу на боржника.
При зверненні до суду лист-вимогу про оплату заборгованості є обов'язковою умовою подачі позову. Без нього справу напевно буде програно, особливо якщо боржник не визнаватиме існування заборгованості.
Як доповнення можна прикласти розрахунки пені, яка покладається за несплату боргу. Однак це не обов'язково для такого типу ділової переписки. Крім того, при відмові оплати боргу і по закінченні тривалих термінів, при зверненні до суду пені можуть значно збільшитися.
висновок
Заключна частина повинна містити дату, підпис, «мокру» печатку організації. Такого роду кореспонденцію рекомендується реєструвати, а також посилати рекомендованим або цінним листом з відміткою про вручення. Словом, оформити лист-вимога (в будь-якій кількості примірників) мало. Важливо потім в суді довести, що воно взагалі існувало, тому електронне листування тут малоефективна.
терміни розгляду
Якщо від боржника не надходить відповіді на лист-вимогу про оплату, то автоматично вважається, що він його розглянув протягом 30 днів з моменту фактичного отримання. Природно, що є докази вручення документа.
