На світі немає такого фінансиста або економіста, який у своїй повсякденній робочій діяльності не використовував би Excel. Спочатку може здатися, що ця програма ідеальна для ведення обліку. Саме тому вона використовується значною частиною підприємств не тільки малого, а й середнього бізнесу.
Що таке Excel?
Excel - це програма, що входить до складу Microsoft Office і призначена для роботи з електронними таблицями. Вона здатна красиво і професійно відображати дані, змінювати, відстежувати і аналізувати їх.
Області застосування Excel
- Облік. Підходить для ведення фінансової документації.
- Бюджетування. Можливе створення як особистого бюджету, так і бюджету компанії.
- Продажі і виставлення рахунків. Excel зручний для створення форм документів, корисний для управління даними про продажі і виставленні рахунків.
- Формування звітів.
- Планування.
- Відстеження даних в листах обліку.
- Робота з календарями різних видів.
Як почати вести складський облік в Excel
Дати однозначну відповідь на це питання неможливо, так як потрібно враховувати специфіку конкретного складу. Однак можна вивести кілька рекомендацій.
Для ведення повноцінного складського обліку в Excel досить робочої книги, що складається всього з 2 - 3 аркушів.
1-й лист: «Прихід». Тут враховується надходження об'єктів на склад.
2-й лист: «Витрата». Враховується вибуття об'єктів зі складу.
3-й лист (не обов'язково): «Поточний стан». Тут можуть відображатися всі товари, наявні на складі в даний момент часу.
На кожному аркуші потрібно створити заголовки і закріпити їх. Як закріпити область в excel 2010 і інших версіях здогадатися не складно. Досить зайти у вкладку «вид» і вибрати відповідний пункт.
Далі можна приступати до ведення обліку, тобто внесення записів.
Робота в excel зручна, тільки якщо число операцій в організації невелике. Свою роль відіграє і обрана облікова політика, незручність може бути особливо відчутно для підприємств середнього бізнесу. Складський облік в excel простіше вести методом середньозваженої вартості, ніж методом ФІФО, який передбачає внесення записів про кожен об'єкт окремо.
Не забувайте, що Excel - це не база даних. Він не призначений для роботи багатьох користувачів. Використання excel в якості автоматизованої системи для управління фінансами може призвести до безлічі проблем. Це може сильно ускладнювати життя користувачам.
Проблеми з excel, які можуть виникнути
Люди, що мають справу з excel, періодично стикаються з наступними проблемами:
- - через одну маленьку помилки потрібно вручну перевіряти всі значення величезних таблиць;
- - іноді після редагування свого файлу одним користувачем зникають дані в іншого;
- - виконання вручну трудомістких операцій;
- - колосальні витрати сил і енергії на перевірку правильності даних і на приведення файлів в потрібний вид;
- - труднощі зі звіркою достовірності даних, зібраних з декількох файлів.
Від цих проблем не застрахований ніхто, вони виникають часто і несподівано, забираючи багато робочого часу. Адже без перевірки даних, які змушені ручних операцій і усунення помилок програми робота не зрушиться далі.
З огляду на можливі ризики, доцільно використання спеціальних програм для управління фінансами. Відмінний варіант - це застосування 1С, але можна обійтися і простіше, придбавши програму на платформі excel, яких зараз дуже багато.
Основні можливості, пропоновані ними:
- Функція формування діапазону цін;
- Редагування рівня цін;
- Заповнення заявки покупця;
- Можливість редагування заявки;
- Облік відвантаження товару;
- Автозбереження накладних;
- Клієнтська база;
- Пошук по найменуванню;
- Друк накладних.
Можливості дуже сильно змінюються і варіюються в залежності від конкретної програми і її версії.
Понад 70% цих програм примітивні і невдалі, але в будь-якому випадку робочі, так як Excel - це потужна платформа, здатна обробляти великі обсяги даних.
Дивіться також:
Вам сподобався матеріал?
Поделітeсь:
Повернутися в початок статті Складський облік в Excel
Що таке Excel?Що таке Excel?
