Дублікат трудової книжки

1. Терміни для оформлення дубліката трудової книжки
2. Які відомості вносяться в дублікат трудової книжки
3. Форма трудової книжки і вкладиша
4. Заповнення дубліката трудової книжки
5. Дублікат втраченої трудової книжки
6. Дублікат зіпсованої трудової книжки

"Нещодавно влаштувалася на нову роботу інспектором з кадрів. До мене справи тут велися не зовсім правильно, та ще була аварія водопроводу - в загальному, деякі трудові книжки загублені, деякі сильно постраждали. Треба виписувати дублікати, але я не дуже розумію, як правильно це зробити. Відновлювати необхідно тільки втрачені книжки? Або постраждалі теж? " Оформлення дубліката трудової книжки - справа непроста. У цій статті ми розповімо основні правила видачі цього документа в тих випадках, коли трудова книжка загублена або прийшла в непридатність з вини роботодавця.

Трудова книжка - це основний документ, який свідчить про трудову діяльність і трудовий стаж працівника (ч.1 ст. 66 Трудового кодексу РФ ; далі - ТК РФ).

Дублікат трудової книжки, як показує практика, оформити часом складніше, ніж оригінал, оскільки нормативні акти передбачають правила оформлення і видачі дубліката, але недостатньо докладні.

Читайте також:

В даний час в Росії діють трудові книжки зразка 1938, 1973 і 2004 років.

Правилами ведення і зберігання трудових книжок (далі - Правила), затв. постановою Уряду РФ № 225 , Визначені випадки, коли може бути виданий дублікат книжки. Так, дублікат трудової книжки необхідно оформити у випадках, якщо:

• трудова книжка стала непридатною (обгоріла, порвана, забруднена і т. п.) (п. 33 правил );
• т рудова книжку втрачено роботодавцем (п. 34 правил ).

Терміни для оформлення дубліката трудової книжки

Згідно з Правилами особа, що втратила трудову книжку, зобов'язана негайно заявити про це роботодавця за останнім місцем роботи. Роботодавець видає його не пізніше 15 днів з дня подачі заяви (п. 31 правил ). А ось для інших випадків оформлення дубліката терміни не встановлені. Вважаємо, що в ситуації, коли трудова книжка втрачена або зіпсована роботодавцем, враховуючи всі обставини, потрібно постаратися оформити дублікат в найкоротші терміни.

Які відомості вносяться в дублікат трудової книжки

Відповідь на це питання міститься в п. 32 правил :

1. Відомості про загальний стаж роботи до надходження до даного роботодавця, підтвердженому відповідними документами;
2. Відомості про роботу і нагородження (заохочення), які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.

Дублікат - це повторний екземпляр оригіналу документа ( ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" , Затв. наказом Росстандарта від 17.10.2013 № 1185-ст ).

На підставі яких документів і відомостей оформляється дублікат?

Ситуація 1. Якщо дублюється трудова книжка, яка прийшла в непридатність, наприклад стара, відомості з неї переписуються в дублікат, тобто вона сама є джерелом інформації для дубліката за винятком тих записів, які неможливо прочитати. Для відновлення нечитаних записів збираються архівні довідки.

Ситуація 2. При масової втрати роботодавцем трудових книжок в результаті надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші виняткові обставини) трудовий стаж таких працівників встановлюється комісією, спеціально створеною органами виконавчої влади суб'єктів РФ (п. 34 правил ).

Дублікати трудових оформляються на підставі акта комісії, створеною органами виконавчої влади суб'єктів РФ. До складу комісії також включають представників роботодавців, профспілок чи інших уповноважених працівниками органів, а також інших зацікавлених організацій.

Форма трудової книжки і вкладиша

З 1 січня 2004 р діє форма трудової книжки і вкладиша до неї , Затверджена постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» (далі - Постанова № 225 ). Трудові книжки раніше встановлених зразків (1938 і 1973 рр.) Дійсні і обміну на нові не підлягають (п. 2 Постанови № 225 ).
У російській компанії не можуть вестися трудові книжки за формою, затвердженою законодавством іншої держави. Якщо при працевлаштуванні працівником пред'явлена трудова книжка діючого зразка, але оформлена в одній з країн колишнього СРСР, в неї слід внести записи в установленому порядку. В інших ситуаціях іноземному працівникові видається нова трудова книжка російського зразка (ч. 4, 5 ст. 65 ТК РФ ). Виняток зроблено лише для трудових книжок жителів Республіки Крим і Севастополя, які можна продовжувати вести російською мовою (ч. 4 ст. 2 Федерального закону від 14.10.2014 № 299-ФЗ «Про особливості застосування окремих положень федеральних законів та інших нормативних правових актів Російської Федерації, що містять норми трудового права, в зв'язку з прийняттям в Російську Федерацію Республіки Крим та освітою в складі Російської Федерації нових суб'єктів - Республіки Крим і міста федерального значення Севастополя » ).

Головною проблемою в цьому випадку стає визначення стажу роботи кожного співробітника. Факти трудової діяльності можуть підтверджуватися:

• довідкою, профспілковим квитком, обліковою карткою члена профспілки та іншими документами;
• в судовому порядку, в тому числі на підставі показань двох і більше свідків, які знають працівника по спільній діяльності.

Також комісія має право запитувати документи у попередніх роботодавців.

За результатами роботи комісії складається акт, який містить відомості:

• про періоди роботи кожного співробітника;
• про професії (посади) працівника;
• про тривалість роботи.

Роботодавець на підставі акта комісії видає співробітникам дублікати трудових книжок (п. 34 правил , інформаційний лист Міністерства охорони здоров'я Росії від 06.08.2010 № 12-3 / 10 / 2-6752 ).

Заповнення дубліката трудової книжки

Заповнюються такі дублікати згідно п. 7 Інструкції щодо заповнення трудових книжок (далі - Інструкція ), Затв. постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 . У графі 4 вказуються дата і номер акта комісії, на підставі якого в дублікаті зроблені відповідні записи. Встановлені періоди трудової діяльності включаються в загальний і спеціальний стаж, що дає право на пенсію на пільгових умовах і за вислугу років, а також для встановлення щомісячних надбавок до посадового окладу за вислугу років як час роботи, підтверджене документами ( Порядок встановлення стажу роботи при втраті документів в результаті надзвичайних ситуацій, затв. постановою Мінпраці Росії від 24.06.1994 № 50 ).

Таким чином, обсяг внесених відомостей і способи їх підтвердження залежать від підстав видачі дубліката. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1-6 Інструкції.

Загальні правила заповнення дубліката для обох розглянутих випадків такі:

Загальні дані про стаж співробітника вказуються сумарно, без уточнення роботодавця, періодів роботи і посад.

Правило 1. На титульному аркуші у верхньому правому кутку необхідно проставити (від руки або штампом) запис "Дублікат" (п. 1.2 інструкції ).

Титульний лист дубліката трудової книжки

збільшити зображення

Правило 2. Титульний лист дубліката оформляється аналогічно титульного аркушу оригіналу. Дані про працівника вказуються на дату оформлення дубліката (тобто не колишні дані (прізвище, рівень освіти), які вносилися в оригінал) (п. 7.1 інструкції ).

Правило 3. У першому рядку графи 3 розділу «Відомості про роботу» робиться запис про загальну (підтвердженому документами) стаж роботи у попередніх роботодавців (п. 7.2 інструкції ). У графах 1, 2 і 4 цього рядка нічого писати не треба.

Всі записи, які підлягають внесенню до дублікат, повинні бути підтверджені належним чином оформленими документами (довідки, виписки, копії наказів, розпоряджень).

Дублікат втраченої трудової книжки

Якщо книжка була втрачена роботодавцем, то після зазначеної вище записи в розділ «Відомості про роботу» в хронологічному порядку вносяться дані про роботу у всіх попередніх роботодавців, що містяться в поданих документах. У графі 3 перед кожним записом про прийняття на роботу зазначається найменування роботодавця. У графі 4 навпроти кожного запису про працевлаштування, переведення та звільнення вписуються реквізити документа, що підтверджує цю інформацію (п. 7.2 інструкції ). В іншому записи про прийом, перекладах і звільнення робляться так само, як і при звичайному заповненні трудової книжки.

Дублікат втраченої трудової книжки

збільшити зображення

При цьому слід пам'ятати, що відповідно до п. 32 правил в дублікаті трудової книжки вказуються тільки ті відомості, які відображені в представлених документах.

Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи в інших організаціях, повертаються працівникові після зняття копій (які потім належним чином завіряються). Якщо підтверджуючий документ не містить відомостей, які в силу закону повинні бути вказані в трудовій книжці (наприклад, пункт, частина, стаття, на підставі яких відбулося звільнення), вносяться тільки ті дані, які є в документі.

Роботодавець не має права вимагати відшкодування вартості бланка трудової книжки, якщо вона втрачена або зіпсована за його вини (пп. 47 і 48 правил ). Дана норма поширюється на випадок видачі працівникові дубліката.

В останню чергу на підставі кадрових документів робляться записи про роботу і нагородження у нинішнього роботодавця (п. 32 правил ).

Дублікат зіпсованої трудової книжки

Якщо дублікат видано замість зіпсованої роботодавцем трудової книжки, на її титульному аркуші робиться запис «Замість видано дублікат» (п. 1.2 інструкції ), Сама книжка вручається працівникові. Все читаються записи в дублікат переносяться з зіпсованою трудової книжки.

Дублікат зіпсованої трудової книжки

збільшити зображення

Відповідно до п. 45 правил на роботодавця покладається обов'язок щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них. Для цілей обліку трудових, їх бланків і вкладишів у роботодавців ведуться, по-перше, прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї і, по-друге, книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Форми зазначених книг затверджені Мінпраці Росії (п. 40 правил ). Факт видачі дубліката повинен бути відображений в обох книгах.